Referenciák

MBS Navision rendszerbevezetés

Klíma Webáruház

Hatékonyabb munkavégzés, dinamikusabb üzleti folyamatok a Klíma Áruházban a Microsoft Navision ERP-rendszer bevezetése óta

Az 1997-ben alapított, mára a magyarországi klímaértékesítési piac egyik jelentős szereplőjévé fejlődött Klíma Áruház Épületgépészeti Kft. korszerű, integrált vállalatirányítási rendszerre cserélte korábbi - a megnövekedett cégméret következtében "kinőtt" - dBase alapú rendszereit.

Készült: 2004. március

"Cégünk forgalmának jelentős növekedése miatt egyre többször tapasztaltuk, hogy az üzletmenet során felmerülő adatokat már nem előnyös a korábbi, 7 évvel ezelőtt - cégünk megalapításakor bevezetett dBase alapú, mára már meglehetősen elavult programban tárolni, a szoftver szolgáltatásai ugyanis erősen behatárolták a folyamataink dinamizálását. Egy egységes vállalatirányítási rendszerbe kívántuk áthelyezni adatainkat" - számol be Csáki Gábor, a Klíma Áruház Épületgépészeti Kft. ügyvezető igazgatója az informatikai fejlesztési projekt lényegéről. "Miközben százötven szerződött viszonteladói partnerünknek is kedvezni kívántunk egy magasabb szintű szolgáltatással, tapasztalataink szerint az ERP-rendszerrel saját munkánk is könnyebb lett. Például a vállalati rendszerhez illeszkedő internetes e-bolt révén partnereinknek nem kell rendelésenként telefonon érdeklődniük, és így munkatársaink terhelése is csökkent. Mindeközben pedig a kritikus üzleti adatokat egy olyan megbízható, jövőbemutató technológiára tudtuk áthelyezni, melyhez a gyártó folyamatos frissítést biztosít" - húzza alá az ügyvezető igazgató.

A háttér

Az 1997-ben 3 millió forint alaptőkével alapított Klíma Áruház Épületgépészeti Kft. klímaberendezések kis- és nagykereskedelmi értékesítésére szakosodott, 100 százalékban magyar kézben lévő középvállalkozás. A Klíma Áruház alkalmazottainak száma 16 fő. A cég komfort- és ipari klíma berendezésekkel foglalkozik, a Fujitsu, a Samsung és a Hisense komfortklíma gyártók kizárólagos forgalmazója, valamint az olasz Clivet nagyipari klímagyártó hazai képviseletét is a Klíma Áruház Kft. látja el. E tevékenységéhez magas színvonalú szervizháttér kapcsolódik. A cégnek jelenleg két (egy budapesti és egy székesfehérvári) telephelye van, és mintegy 150 szerződött viszonteladói partnerrel állnak kapcsolatban.

A feladat

A Klíma Áruház éves forgalma az évenkénti 10-15 százalékos folyamatos forgalomnövekedésnek köszönhetően az 1997-es induláskori 450 millió forintról 2003-ra 1,6 milliárd forintra növekedett. A kft. a magyarországi klímaértékesítés egyik jelentős piaci szereplőjévé vált. Az évente átlagosan eladott 7 ezer komfortklíma berendezések száma és az értékesítés valamint a beszerzés összetettsége mindenképpen egy korszerű vállalatirányítási rendszer bevezetését tette szükségessé.

"Alapvetően az áruház forgalomnövekedése s a szolgáltatásunk színvonalának emelése motivált bennünket" - említi Csáki Gábor ügyvezető igazgató. A cégalapításkor bevezetett dBase alapú alkalmazások tudása - lévén, hogy egy közel tízéves technológiáról van szó - már nem elégítette ki a magasabb szintű igényeket, és nem felelt meg a kor elvárásainak. "A meglévő technológiának számos szűk keresztmetszete volt: a hálózatos üzemben egyidejűleg több felhasználó nemigen tudta ugyanazokat az adatbázisokat kezelni, ami a napi tevékenység folytatásában egyre inkább komoly problémát jelentett, éppen ezért rugalmas - a Klíma Áruház üzleti folyamataihoz maximálisan illeszkedő, könnyen testre szabható, fejleszthető -, megbízható, könnyen kezelhető és jól támogatott megoldást kívántunk bevezetni" - kezdi a 2003 nyarán megfogalmazott igények ismertetését az ügyvezető igazgató. "Egy olyan komplex ügyviteli rendszerre volt szükségünk, mely a cég valamennyi szegmensét átfogóan képes kezelni, beleértve az ajánlatkészítést, a szervizes kollégák munkájának segítését, a berendezések gyári szám követését és sok más egyéb területet is."

"Összeállítottunk egy - az üzleti folyamataink által támasztott - igénydefiníciós csomagot, és így kezdtünk el olyan szoftverszállító partnert találni, mely az elvárásoknak leginkább eleget tevő megoldást ajánlja, illetve levezényli a bevezetést" - mondja a Klíma Áruház első embere.

Magas szintű elvárások

"Mivel tevékenységünk 90 százalékát importberendezések forgalmazása teszi ki, a rendszernek a devizaalapú beszerzéseket, az ezzel összefüggő banki ügyleteket és a klímák konfigurálhatósága miatti különleges készletezést is támogatnia kell" - hoz példát a magas szintű elvárásokra Csáki Gábor. "Az elvárásaink között szerepelt még az is, hogy a vámolás miatti időeltolódás az importberendezésekhez tartozó járulékos, az adott terméket terhelő költségek felosztása biztosítható legyen. A gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy amikor az eszközök beérkeznek az országba majd vámolásra kerülnek, ezt követően kapjuk meg a költségszámlákat (fuvarszámla, vámügyintézés költsége stb.), és csak ekkor tudjuk a termékekre osztani ezeket az összegeket. Ez egy nagyon sarkalatos pontja volt a szoftvermegoldás kiválasztásának, hiszen nem minden gyártó terméke van ilyen speciális igényekre felkészítve. A költségek termékekre való értékarányos visszaosztása nélkül ugyanakkor nem lenne pontos a készletezés és a beszerzési árak precíz kezelésére nem lenne lehetőségünk."

"Termékeink áruházunkból elsősorban viszonteladó partnerekhez kerülnek, és a viszonteladók értékesítik ezeket a végfelhasználóknak, de mivel úgynevezett osztott típusú klímaberendezésekről van szó - amelyeknél csak az eladás pillanatában dől el, hogy a végfelhasználóhoz a fődarab mellé egészen pontosan milyen konfiguráció kerül - a szoftverünknek képesnek kell lennie a darabonkénti készletezés és a rendszerként való értékesítés kezelésére. További kívánalmunk volt, hogy a készletezéskor minden egyes berendezést egyéni azonosítók révén követni tudjunk, mert e nélkül nem lenne megoldható, hogy a komponensek esetében is pontosan lássuk a garanciaidő kezdetét, végét."

"Szerződött partnereinknek forgalomtól és az együttműködés gördülékenységétől függő besorolásaik vannak, ettől függ a vásárláskori árkedvezményük és az, hogy milyen fizetési határidővel vihetik el az egyes eszközöket. A kiválasztott megoldásnak épp ezért tudnia kell kezelni egy olyan összetett kedvezménymátrixot, mely az egyes kondíciókat, kedvezményeket árucikkhez (akció) és partnerhez (besorolás) is kötni tudja, és egy adott vásárláskor ezek kombinációját is figyelembe tudja venni, ha egy már eleve árkedvezményre jogosult ügyfél akciós terméket kíván beszerezni raktárunkban" - említ egy másik példát az áruház vezetője az igényekkel kapcsolatban.

A megoldás

A Klíma Áruház a különböző ERP-alternatívák (SAP, Proteus, MBS NAVISION) szolgáltatásainak, valamint a bevezetésre vállalt átfutási idő és az egyéb tényezők alapos mérlegelése után (pl. bevezetés és szoftverkövetési ár, testre szabhatóság) az MBS NAVISION integrált vállalatirányítási rendszer mellett tette le a voksát. " A NAVISION kezeli a legrugalmasabban a problémákat, és erre vállalták a leggyorsabb bevezetést, továbbá erre kaptuk a legkedvezőbb árat is."

"Külön öröm volt számunkra, hogy a NAVISION bevezetéséhez meglévő Windows 2000 Server alapú informatikai hálózatunk is elegendőnek bizonyult, azaz nem volt szükség hardverberuházásra is. A NAVISION központi adatbázisa Microsoft Windows 2000 szerverre került fel, melyen egyébként egy Microsoft SQL adatbázis-kiszolgáló is fut. A munkaállomásokon használatos Office 2000 irodai programcsomag pedig kiválóan illeszkedik a NAVISION kezelői felületéhez." Az már "csak a hab a tortán", hogy a többi gyártó által kínált megoldáshoz képest jóval kedvezőbb árú Navision bevezetéséhez ráadásul a Klíma Áruház - a Gazdasági Minisztérium középvállalkozások informatikai rendszerének fejlesztésére 2003-ban kiírt Széchenyi terv pályázatán sikeresen szerepelve - vissza nem térítendő állami támogatáshoz jutott.

Partner

A rendszer bevezetését a Számalk Informatika Rt. - mint szerződött Microsoft Navision Solution Center partner - végezte.
A SZÁMALK Informatika a SZÁMALK csoport tagja, amely több mint 30 éve van jelen a piacon
A legnagyobb értékesítési forgalmat bonyolító magyar Microsoft partner
ISO 9001 minőségbiztosítási rendszer szerint működik 2001 óta
Szolgáltatásai: Microsoft termékek értékesítése/támogatása, Portál megoldások, E-Learning, Rendszermérnöki szolgáltatások, Egyedi alkalmazói rendszerek fejlesztése, Dokumentum kezelő rendszerek
2002 decembere óta Microsoft Business Sulutions - NAVISION partner

A cég teljes körű szolgáltatást nyújt a Microsoft Business Solution-NAVISION ERP II. programcsomag bevezetéseihez. Ennek keretében a bevezetésre vonatkozó döntés előkészítéseként helyzet és igényfelmérést végzett, és javaslatot dolgozott ki a bevezetési projekt lebonyolítására vonatkozóan. A Számalk Informatika hajtotta végre a rendszer koncepcionális tervezését, majd ennek megfelelően - alakította ki a testre szabott megoldást, melyhez - a szükséges beállításokon túl - egyedi fejlesztéseket végzett. A Microsoft-partner gondoskodott a rendszergazdák és a majdani felhasználók felkészítéséről, a szükséges licencek beszerzéséről, a rendszer implementációjáról és a korábban más rendszerben feldolgozott adatok migrációjáról is. "A Számalk munkatársai a menet közben felmerülő különleges kérdésekre is igyekeztek gyors és szakszerű válaszokat adni, és a szűkre szabott határidőket minden esetben betartotta" - számol be tapasztalatairól a Klíma Áruház igazgatója. "Az átállás az üzleti igények megfogalmazásától, az előkészítéstől kezdve az ERP struktúra átadásáig mindössze néhány hónapot vett igénybe. Olyan ütemtervet dolgoztunk ki, hogy az átállítást sikerült az év végi szokásos leltározási időszakunkba belesűríteni, így emiatt nem kellett külön bezárni az áruházat. 2004. január 5-én, reggel 8-kor probléma nélkül tudtuk megkezdeni a munkát " - húzza alá a cégvezető.

Bizalmat kellett szavazni

"Mivel azt már a fejlesztés elején elhatároztuk, hogy csakis olyan szoftverre helyezzük társaságunk ügyvitelét és pénzügyi rendszerét, amiben maximálisan megbízunk, úgy döntöttünk, hogy a pénzügyi év lezárásával, a mérlegkimutatások elkészítésével egy időben a régi rendszert is megszüntetjük" - fejtegeti az ügyvezető igazgató, miért is volt kritikus jelentőségű, hogy az átállás zökkenőmentes legyen, és minél kevesebb időt vegyen igénybe. "A korábbi rendszer fenntartásának gondolata nem jöhetett szóba, ugyanakkor tudtuk, hogy felbecsülhetetlen károkat okozhat, ha a szokásos éves leltárzárás idejére időzített fejlesztés után nem tudunk azonnal kinyitni". A rizikót ezzel szemben minimálisra csökkentette a Microsoft-partner által alkalmazott módszertan és a hibátlan előzetes igényfelmérés.

Eredmény

"Még a bevezetés előtt elhatároztuk, hogy egy korábban kifejlesztett internetes, információs és kereskedelmi rendszert csatlakoztatunk ügyviteli rendszerünkhöz, mely lehetővé teszi, hogy partnereink on-line ellenőrizhessék raktárkészletünket, foglalhassanak, rendelhessenek. Túl azon a megnyugtató érzésen, hogy a Microsoft Navision infrastruktúrához tökéletesen illeszkedő internetes áruház révén nem fordulhat elő, hogy a vásárlók nem rendelkeznek pontos információkkal valamilyen termék állapotáról, kollégáim élete is könnyebb lett, hiszen a rengeteg telefonhívás helyett az ügyfelek maguk is tájékozódhatnak egy internetböngésző segítségével, letölthetik a teljes árukészlet magyar nyelvű dokumentációját, sőt a nap bármely időszakában leadhatnak rendeléseket. A viszonteladó akár azt is megadhatja, hogy mikor kerüljön sor az adott klímaberendezés kiszállítására, és például a számlák elkészítése az integrált vállalatirányítási rendszernek köszönhetően szintúgy automatikusan az így feladott rendelés alapján történik. Egy megrendelt konfiguráció esetében egy raktáron nem lévő kiegészítő eszköz külföldről való beszerzésére vonatkozó javaslattétel is automatikusan megtörténik, így az ügyintézők azonnal fölvehetik a kapcsolatot beszállítónkkal" - mutatja be a Navision integrált jellegéből adódó egyik nagy előnyt Csáki Gábor.

Az eredményeket illetően Csáki Gábor kiemeli még, hogy a cég vezetésének mostantól mindig rálátása van a cég pillanatnyi helyzetére, láthatja az eladási, pénzügyi mutatókat, és ennek tükrében tudja meghozni jövőbemutató döntéseit. "Nagyon nagy segítséget jelent az is, hogy azonnal átlátjuk az adófizetési kötelezettségeinket, például néhány kattintással megkaphatjuk a fizetendő áfa összegét, és ugyancsak néhány mozdulattal betekinthetünk a vevői, szállítói analitikába" - így az ügyvezető, aki az elmondottakat végezetül úgy foglalja össze, hogy a projekt rendkívül sikeresnek bizonyult, a várakozásoknak megfelelően sikerült az átállítást lefolytatni. "Olyan adatokat is ki tudunk nyerni a Navisionből, ami a kontrolling tevékenységet könnyíti meg. Ezenkívül, ha egy nagyobb külföldi beszerzéshez banki hitelre lenne szükségünk, könnyen össze tudjuk állítani a pénzügyi kimutatásokat, és át tudjuk látni az egyes hitelek ütemezését." Mindehhez természetesen egy nagyon jól szabályozható jogosultsági rendszer tartozik, meghatározható, hogy ki vihet fel új árucikket, ki készíthet árajánlatot és ki végezhet értékesítést stb.

"Nem elhanyagolható, hogy a vállalatirányítási rendszerünk üzemeltetése napi szinten nem jelent plusz munkát, az ismert Windows-felületen működő szoftvert egyébiránt könnyű kezelni, használatát kollégáim gyorsan - körülbelül egy-másfél nap alatt - meg tudták tanulni a partnercég segítségével. A Klíma Áruház munkatársai most végre ténylegesen azzal tudnak foglalkozni, ami a feladatuk: minél több klímaberendezést értékesíteni" - említi az ügyvezető igazgató.

A jövő

"A rendszer a következő évek technológiának már most megfelel, de a Microsoft és partnercége a folyamatos frissítéseket a jövőben is garantálja, így biztos vagyok benne, hogy jó döntést hoztunk. A Navision ERP bevezetése óta azt tapasztalom, hogy az értékesítésben résztvevő kollégák terhelése csökken, és ez lehetőséget ad arra, hogy újabb értékesítési feladatokkal tudjanak foglalkozni" - összegzi Csáki Gábor ügyvezető.

További információ

Ha többet szeretne megtudni a Microsoft termékekről és szolgáltatásokról, hívja a Microsoft Értékesítési Információs Központot a (800) 426-9400 számon. Kanadában hívja a Microsoft Kanada Információs Központot a (877) 568-2495 számon. A siket vagy nagyothalló vásárlók elérhetik a Microsoft szöveges telefonszolgáltatását (TTY/TDD), ha felhívják a (800) 892-5234 (Egyesült Államok) vagy (905) 568-9641 (Kanada) telefonszámot. Az Egyesült Államok és Kanada területén kívül forduljon a helyi Microsoft képviselethez. A World Wide Weben a következő címen található további információ: http://www.microsoft.com/hun/BusinessSolutions/default.mspx

További információ a Klíma Áruházról: http://www.klima.hu

Š 2004 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez az esettanulmány tájékoztató jellegű. A MICROSOFT SEM KIFEJEZETT, SEM HALLGATÓLAGOS GARANCIÁT NEM VÁLLAL A DOKUMENTUM TARTALMÁVAL KAPCSOLATBAN. A Microsoft, a PowerPoint, a Windows, a Windows logó és a Windows NT a Microsoft Corporation bejegyzett védjegyei vagy védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A dokumentumban szereplő vállalat- és termékneveket tulajdonosaik védjeggyel láthatták el.